Asynchrone Kommunikationsplattform für Teams für weniger Meetings

Dieses Projekt umfasst eine asynchrone Kommunikationsplattform, die darauf abzielt, Routine-Meetings wie Standups, Weekly Reviews und Status-Calls zu ersetzen und Teams eine flexible, zeitsparende Alternative zur Informationsweitergabe zu bieten. Die Plattform ermöglicht es, regelmässige Updates durch gezielte Fragen einzuholen, auf die Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo schriftlich antworten können. Dies fördert den Austausch, reduziert die Anzahl an Meetings und verbessert die Zusammenarbeit in Remote- und Hybrid-Teams.

 

Funktionalitäten im Detail

1. Regelmässige Fragen per E-Mail:
   • Die Plattform sendet automatisch regelmässig geplante E-Mails mit definierten Fragen an die Teammitglieder, die Antworten direkt über die Plattform oder per E-Mail senden können.
   • Diese asynchrone Struktur ermöglicht es jedem, seine Antworten flexibel und ohne Terminzwang zu verfassen, wodurch insbesondere Routine-Meetings effizient ersetzt werden können.
2. Flexible Eingabe der Antworten:
   • Antworten können direkt auf der Plattform oder via E-Mail eingegeben werden und enthalten neben Text auch Verlinkungen zu anderen Teammitgliedern sowie relevante Dokumente und Bilder.
   • Diese Flexibilität erlaubt es den Mitarbeitenden, ihre Antworten effizient mit allen relevanten Inhalten zu ergänzen, was den Austausch bereichert.
3. Öffentliche und private Fragen:
   • Die Plattform bietet die Möglichkeit, jede Frage individuell als öffentlich oder privat zu kennzeichnen:
     • Öffentlich: Die Frage und ihre Antworten sind für alle Mitglieder der Organisation zugänglich.
     • Privat: Nur ausgewählte Mitglieder haben Zugriff, sodass vertrauliche Informationen nur mit einem bestimmten Personenkreis geteilt werden.
4. Benachrichtigungen bei Antworten:
   • Alle Mitglieder, die einer Frage zugeordnet sind, werden automatisch benachrichtigt, sobald neue Antworten eingehen.
   • Diese Funktion stellt sicher, dass die relevanten Personen stets über den Fortschritt und aktuelle Updates informiert sind, ohne auf Echtzeit-Kommunikation angewiesen zu sein.
5. 1-on-1 Meetings für spezifische Fragen:
   • Einzelne Fragen können als 1-on-1 Meetings behandelt werden, sodass beispielsweise ein Teamleiter die Antworten aller Teammitglieder einsehen kann, während die Mitglieder nur ihre eigenen Antworten sehen.
   • Diese Funktion ermöglicht eine diskrete Kommunikation und eignet sich besonders für sensitive Themen oder individuelles Feedback.
6. Kommentarfunktion für Rückfragen:
   • Die Plattform bietet eine Kommentarfunktion, mit der spezifische Rückfragen zu Antworten gestellt werden können. So können Themen weiter geklärt und Rückfragen strukturiert und nachvollziehbar abgearbeitet werden.
   • Diese Funktion fördert den zielgerichteten Dialog und hilft, Missverständnisse schnell zu klären.

 

Nutzen und Vorteile

• Zeitersparnis: Die Plattform reduziert die Notwendigkeit von Routine-Meetings und spart so wertvolle Zeit für alle Beteiligten.
• Flexibilität und Selbstbestimmung: Teammitglieder können ihre Antworten asynchron und in ihrem eigenen Tempo geben, was die Arbeit in Remote- und Hybrid-Teams erleichtert.
• Transparenz und Übersichtlichkeit: Die Option, Fragen öffentlich oder privat zu stellen, ermöglicht eine transparente und strukturierte Kommunikation, ohne dass Informationen in Besprechungsnotizen verloren gehen.